ASSISTENTE ADMINISTRATIVO

Descrição da Vaga

O Assistente Administrativo é responsável por executar rotinas administrativas e operacionais que garantem a integridade dos dados, a eficiência dos processos e o funcionamento otimizado da área. Atuando como suporte estratégico, este profissional contribui para a organização, controle e rastreabilidade de processos financeiros, documentais e administrativos, assegurando conformidade e qualidade nas operações.

Principais Atividades:
- Executar rotinas administrativas no sistema TOTVS, garantindo a integridade dos dados, lançamentos de notas, acompanhamento de pagamentos e resolução de ajustes quando necessário
- Elaborar e manter controles em Excel para acompanhamento de indicadores da área
- Apoiar na implementação e melhoria de processos administrativos internos
- Elaborar ordens de compra para emissão de notas fiscais
- Solicitar pagamentos de notas fiscais e acompanhar para evitar atrasos, multas e juros
- Organizar e manter arquivos físicos e digitais conforme procedimentos internos
- Acompanhar junto à empresa de gestão documental a rastreabilidade de documentos físicos, solicitando quando necessário
- Alimentar planilhas de controle de permutes, intermediação de terrenos e demais documentações pertinentes
- Controlar prazos e acompanhar pendências administrativas
- Administrar o armazenamento e destruição de materiais de escritório e limpeza
- Gerir contratos de aluguéis dos andares da sede, máquinas e demais contratos de prestação de serviços, observando datas de vencimento, autenticidade de assinaturas e qualidade dos serviços
- Realizar gestão de malotes e correspondências entre obras, escritório e stands, rastreando em sistema próprio o tempo previsto de chegada e devolução
- Manter comunicação eficiente com fornecedores e prestadores de serviços
- Apoiar na recepção quando necessário
- Apoiar na organização de reuniões e eventos da área ou diretoria quando necessário

Requisitos Indispensáveis:
- Ensino médio completo
- Domínio do Pacote Office (Excel avançado e demais ferramentas)
- Conhecimento em sistemas de gestão (TOTVS ou similares)
- Boa comunicação verbal e escrita
- Organização e atenção aos detalhes
- Relacionamento interpessoal efetivo
- Capacidade analítica e visão sistêmica
- Autorresponsabilidade e orientação a resultados
- Resolução de problemas e análise de riscos

Requisitos Desejáveis:
- Ensino superior em andamento ou completo em Administração de Empresas, Gestão Administrativa ou áreas correlatas
- Experiência anterior em rotinas administrativas, financeiras e gestão documental
- Experiência no setor de construção civil ou incorporação imobiliária
- Conhecimento em processos de compras, pagamentos e gestão de contratos
- Experiência com rastreabilidade e gestão de documentos